Equipos de gestión virtuales

El aislamiento social obligatorio y la suspensión de las actividades dentro de las instituciones educativas, requieren de nuevas formas de organización y coordinación de las tareas pedagógicas y administrativas.

La creación, gestión y conducción de equipos remotos comparte muchas de las características con la gestión presencial, pero al mismo tiempo, presenta desafíos propios de la no presencialidad y de la  asincronía de la interacción virtual.

En este breve documento propongo conceptos de la formación de equipos y presento algunos dispositivos específicos para la estructuración y el seguimiento de tareas o proyectos en equipos remotos

En el mismo veremos:

• Dispositivos para la preparación y encuadre de la tarea.

• Dispositivos la ejecución y seguimiento de la tarea.

• Dispositivos para la gestión de la dinámica del equipo.

1- Documento base o marco para las tareas o proyecto.

El documento base o marco comprende un breve resumen de los objetivos de la tarea o proyecto, su inserción en el proceso de trabajo global y los resultados que se esperan del mismo.

Cumple dos funciones:

A – Sirve para presentar la tarea o proyecto, enmarcarlo en el trabajo general del equipo u organización y poner a todo el equipo al tanto de lo que implica la tarea o proyecto.

B – Permite generar apoyo grupal a la tarea y poner en discusión las restricciones y resistencias que el equipo pudiera tener acerca de la misa.

El documento de trabajo debe ser un documento compartido y puede actualizarse a medida que el equipo va resolviendo los problemas y va acordando el abordaje de las restricciones y los nuevos acuerdos.

Es recomendable incorporar la fecha de actualización al comienzo del mismo y la versión actual.

Herramientas para construir documentos de trabajos:

• Documentos de texto compartidos.

2- Tutoriales

Los tutoriales funcionan como puerta de ingreso a la información que requieren los distintos miembros del equipo.

Su función es poner en pie de igualdad a los miembros del equipo y fortalecer la carencia de competencias o conocimientos que pudieran tener alguno de ellos.

Los tutoriales deber ser sencillos y pueden incluir enlaces a información más especializada o profunda para el caso de que algunos miembros del equipo requieran mayor información.

Herramientas para elaborar tutoriales:

• Google Sites: Construir tutoriales en Google Sites permite crear páginas html de fácil acceso combinando distintos tipos de lenguajes y recursos en un sólo documento y con accesibilidad para múltiples dispositivos sin la necesidad de bajar aplicaciones específicas.

3- Preguntas frecuentes

Las preguntas frecuentes (FAQ en inglés) son un dispositivo que recopila aquellas consultas que realizan o pudieran realizar los distintos miembros del equipo.

En el mismo se redactan las preguntas y a continuación de cada una de ellas, se responde de la manera más sencilla posible. En algunas respuestas pueden incorporarse enlaces a tutoriales u otros recursos que profundicen el abordaje de 

Pueden agruparse temáticamente y se van actualizando a medida que el proyecto avanza y surgen nuevos interrogantes.

Ejemplo de preguntas frecuentes (FAQ)

4- Repositorio

El repositorio es un espacio virtual en el cual se agrupan todos lo recursos ordenados según algún criterio acordado con el equipo, al cual pueden recurrir los miembros del equipo en el momento en que requieran.

Herramienta para crear repositorios sencillos:

• Google Sites: Construir un repositorio en Google Sites permite agrupar distintos tipos de archivos y formatos en un sólo lugar y facilita la búsqueda y acceso de información del proyecto.

La ejecución cotidiana de las tareas requiere resolver tres desafíos:

1. La comunicación,

2. La resolución de conflictos y

3. el seguimiento del avance de la tarea / proyecto.

Para esto es necesario construir un ciclo de productividad, que permita situar los niveles de responsabilidad y fijar la cadencia en la organización del equipo.

Para estas funciones, podemos implementar estos dispositivos:

1- Desglose de tareas

El desglose de tareas es una planilla de datos con un listado de tareas (que pueden estar agrupadas por algún criterio o subproyecto) y donde constan los responsables, las fechas esperadas de conclusión y los resultados esperados.

Esta planilla puede estar compartida para que los distintos miembros del equipo puedan observar el estado de avance del proyecto.

Herramienta para construir desgloses de tareas sencillos:

• Hoja de cálculo compartida: aquí un ejemplo con Google Sheets

Para más información, aquí

2- Mesa de ayuda.

La mesa de ayuda es un dispositivo de comunicación que atiende los problemas que en forma individual pueden presentar los diferentes miembros a los responsables de los equipos.

La mesa de ayuda puede ser telefónica, por correo electrónico o por chat de hangouts u otra aplicación de mensajería.

Si el proyecto es complejo o los miembros son muchos, pueden crearse mesas de ayuda temáticas para repartir la tarea.

Herramientas para construir una mesa de ayuda:

• Correo electrónico.

• Chat de Hangouts

3- Tablero de control.

El tablero de control es una planilla que resumen la información más relevante del proyecto y nos permite a simple vista, observar el estado de avance de las distintas partes del proyecto.

El tablero de control puede construirse recopilando información desde las distintas planillas de desglose de tareas.

Herramientas para construir un tablero de control:

• Hoja de cálculo compartida: aquí puede verse un ejemplo en excel que también puede aplicarse en Google Sheets.

• Google Data Studio

En las operaciones remotas, no gestionamos tiempo, gestionamos el impulso y compromiso con la tarea de los miembros del equipo.

El desafío del liderazgo es gestionar la energía y desarrollar las capacidades del equipo hacia los fines hacia los cuales se ha comprometido.

La conducción del equipo debe remover las restricciones y construir las capacidades que se requieren para afrontar la tareas.

En este sentido, la retroalimentación es fundamental para la motivación de los integrantes del equipo, la resolución de los conflictos y problemas y la evaluación de la calidad del trabajo realizado.

1 - Encuesta al equipo en forma anónima

Con frecuencia se envía a la totalidad del equipo un cuestionarios anónimo con la evaluación del proceso de trabajo, la identificación de los logros y  las dificultades y la evaluación de los diferentes aspectos del proyecto (acceso a recursos, información, necesidades de capacitación, etc.

Herramientas para construir encuestas:

• Formularios Google

2- Entrevista o sesión  de retroalimentación

El ciclo de la retroalimentación debe ser una camino de dos vías, que se construye con:

1. La actitud correcta para llevarlo a cabo.

2. Una conducta apropiada en la sesión de devolución.

3. La creación de un ambiente que promueva más retroalimentación.

La mejor forma de construir una retroalimentación positiva es enfocarse en las fortalezas del otro.

Resaltar las fortalezas actuales nos prepara para poder hablar posteriormente sobre las habilidades que requerirán ser desarrolladas en el futuro.

Durante la sesión de retroalimentación es recomendable:

1. Escuchar al otro.

2. Proveer sólo una o dos observaciones honestas.

3. Mantener un tono de apoyo

Una sesión de retroalimentación puede estructurarse de la siguiente manera:

1. Alentar al otro a inicial la retroalimentación.

2. Conducir la charla con una o dos observaciones.

3. Explicar el impacto de esas observaciones en el equipo, los beneficiarios de las tareas  / proyecto o el resultado final de la misma.

4. Explicar detalladamente qué es lo que debería lograrse.

5. Preguntar cuál es la devolución o evaluación que el otro hace del proyecto y/o del rol del liderazgo.

6. Sugerir algunas soluciones o propuestas y reforzar el diálogo constructivo.